De gemeenteraad van Oosterzele keurde op donderdag 18 juni unaniem het nieuwe archiefreglement goed. Met dit reglement worden duidelijke basisafspraken vastgelegd tussen archiefvormers, de archiefdienst en externe raadplegers en ontleners.
Het reglement werd opgesteld door de gemeentelijke archiefverantwoordelijke in samenwerking met SOLVA en diens archivaris. Het document omschrijft helder de verantwoordelijkheden en afspraken die alle betrokken partijen dragen op het vlak van archiefzorg, archiefbeheer, ontlening en raadpleging.
Daarnaast houdt het reglement rekening met alle wettelijke verplichtingen rond informatiebeheer en gegevensbeveiliging, waardoor een veilige en correcte omgang met archiefmateriaal wordt gegarandeerd.
Na de aanstelling van een gedeelde archivaris via SOLVA zette het lokaal bestuur van Oosterzele sterk in op de inventarisering van zowel het gemeentelijk archief als het archief van het OCMW. Die inspanningen leiden tot een efficiënter beheer, een doorgedreven digitalisering en een betere toegankelijkheid van het archief.
Dankzij een leeszaalreglement wordt het gemeentelijk archief voortaan ook toegankelijker voor studenten, heemkundigen, historici en geïnteresseerde burgers, zowel uit Oosterzele als daarbuiten.
Schepen van Archivering Ruben De Gusseme benadrukt het belang van deze stap: “Archivering is voor de buitenstaander waarschijnlijk het minst sexy beleidsdomein binnen onze gemeentelijke werking. Maar daarom is het zeker niet minder belangrijk. De geschiedenis is van iedereen. Wie vroeger onderzoek wou verrichten in ons archief liep tegen een bureaucratische muur aan. Met dit reglement kan ons archief op een veilige en vlotte manier gedeeld, maar ook verrijkt worden. Niet alleen raadplegen en ontlenen, maar ook schenken zal na de zomer mogelijk worden.”
Met de goedkeuring van dit reglement zet Oosterzele een belangrijke stap richting een modern, open en toekomstgericht archiefbeleid, waarin erfgoed niet alleen bewaard blijft, maar ook actief gedeeld wordt met de gemeenschap.
