Vanaf dinsdag 24 juni zet het lokaal bestuur van Erpe-Mere opnieuw een grote stap richting modernisering van haar dienstverlening. In het gemeentehuis wordt dan een gloednieuw klantgeleidingssysteem in gebruik genomen aan de loketten van de dienst Burgerzaken. Daarmee wil het bestuur bezoekers op een nog snellere en efficiëntere manier helpen. Tegelijk wordt ook het eerder geïnstalleerde camerasysteem voor pasfoto’s verder geïntegreerd in het loketproces.
Aanmelden met QR-code, eID of geboortedatum.
Wie vanaf 24 juni langskomt bij Burgerzaken, zal niet langer gewoon moeten aanschuiven of zich manueel aanmelden. Bij aankomst melden bezoekers zich voortaan aan via een gebruiksvriendelijke aanmeldkiosk. Dat kan met de QR-code uit hun bevestigingsmail, hun elektronische identiteitskaart of zelfs op basis van hun geboortedatum. Vervolgens leidt een duidelijk scherm in de wachtruimte hen automatisch naar het juiste loket.
“Dankzij dit systeem worden bezoekers nóg vlotter en efficiënter geholpen bij hun afspraak aan het juiste loket,” zegt burgemeester Tom Van Keymolen. “Met dit systeem zetten we nog een stap richting een moderne en klantgerichte dienstverlening. We willen wachttijden beperken en onze medewerkers maximaal inzetten waar ze het verschil maken.”
Betere ondersteuning aan het onthaal.
De nieuwe technologie heeft ook gevolgen voor de medewerkers aan het onthaal. Omdat het systeem automatisch registreert wie waarvoor langskomt, wordt een deel van hun taken uit handen genomen. Hierdoor ontstaat meer ruimte voor andere kerntaken.
Wim Lammens, schepen van Burgerzaken: “Op die manier komt bij de onthaalmedewerkers ruimte vrij voor de telefonie en voor specifieke vragen aan het onthaal. Wie zich niet goed weet te behelpen met het systeem of zonder afspraak langskomt, zal op die manier ook sneller geholpen kunnen worden.”
In de eerste fase wordt het klantgeleidingssysteem uitgerold bij de dienst Burgerzaken. In het najaar volgen ook andere gemeentelijke diensten en het Sociaal Huis. Op die manier wordt de volledige gemeentelijke dienstverlening afgestemd op de noden van de moderne burger.
Pasfoto’s meteen ter plekke genomen.
Het klantgeleidingssysteem komt er niet alleen. Al eerder werden aan vier loketten van de dienst Burgerzaken pasfotocamera’s geïnstalleerd. Inwoners kunnen er voortaan eenvoudig en snel een foto laten nemen voor hun eID, KidsID of internationaal paspoort. De camera’s zijn geschikt voor iedereen, ongeacht lengte of mobiliteit, en kunnen gebruikt worden door kinderen vanaf vier jaar, op voorwaarde dat zij zelfstandig kunnen zitten en instructies begrijpen. Een grote meerwaarde van het systeem is dat de foto meteen digitaal verwerkt wordt in het aanvraagproces. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verhoogt ook de veiligheid.
Identiteitsfraude voorkomen.
De camera’s vormen bovendien een belangrijk wapen in de strijd tegen identiteitsfraude. Omdat de gemeentemedewerkers zelf de foto nemen, wordt uitgesloten dat iemand een gemanipuleerde of vervalste foto aanlevert voor officiële documenten. Dat vergroot de betrouwbaarheid van het hele proces aanzienlijk.
Afspraak maken? Dat kan online.
Wie een afspraak wil maken met de dienst Burgerzaken kan dat nog steeds online via www.erpe-mere.be/plan-je-bezoek of telefonisch via 053 60 34 00. Bij het maken van de afspraak ontvang je een bevestigingsmail met QR-code, die je kan gebruiken bij de aanmeldkiosk in het gemeentehuis.
Met deze innovatieve aanpak wil Erpe-Mere een voorbeeld stellen op het vlak van klantgerichte gemeentelijke dienstverlening: sneller, eenvoudiger en veiliger – in het belang van elke inwoner.
